傳統(tong)(tong)檔(dang)案(an)(an)管理業(ye)務流(liu)程，在當前信息(xi)化條件下存在一 些現(xian)實(shi)問題，需要根據信息(xi)化條件與(yu)工作實(shi)踐，對管理流(liu)程 進行(xing)重新梳理與(yu)模式(shi)再造。例如，有(you)些檔(dang)案(an)(an)系(xi)統(tong)(tong)從辦公自動化系(xi)統(tong)(tong)接(jie)轉而來的文件只能(neng)人(ren)工逐條處理，不能(neng)與(yu)歸檔(dang)檔(dang)案(an)(an)數據庫實(shi)現(xian)信息(xi)及數據的互聯、共享(xiang)，重復建設和數據“打(da) 架(jia)”現(xian)象(xiang)時有(you)發生;
勘測設(she)計的(de)(de)成果(guo)(圖(tu)紙(zhi)、技術(shu)報告)還不能實現自動(dong)歸(gui)(gui)檔(dang)，需手動(dong)歸(gui)(gui)檔(dang)或(huo)掃描歸(gui)(gui)檔(dang);現行系統(tong)在檔(dang)案(an)在檔(dang)案(an)密集架上(shang)保存、鑒定與利用(yong)方面(mian)主要(yao)依賴檔(dang)案(an)管理人員手動(dong)操(cao)作完成。“集中”、“反(fan)復”成為傳統(tong)檔(dang)案(an)管理遇到的(de)(de)最主要(yao)的(de)(de)困境。
檔(dang)(dang)案管(guan)(guan)理需要大多數部門的參與(yu)，檔(dang)(dang)案管(guan)(guan)理單位(wei)需要通過健(jian)全(quan)的特色(se)管(guan)(guan)理體系，明確(que)每個人在項目(mu)智(zhi)能(neng)檔(dang)(dang)案密集架管(guan)(guan)理中的責(ze)任、工作內容及目(mu)標(biao)，劃定檔(dang)(dang)案管(guan)(guan)理與(yu)利用(yong)各個環(huan)節的細節化(hua)管(guan)(guan)理與(yu)精(jing)細化(hua)流程，變(bian)靜態管(guan)(guan)理為動態管(guan)(guan)理，逐(zhu)步推進精(jing)益檔(dang)(dang)案管(guan)(guan)理的建設(she)步伐。
同時，檔(dang)案作為知(zhi)識(shi)資源的(de)主要載(zai)體，承載(zai)著企(qi)業(ye)豐富(fu)的(de)智力資源，蘊藏(zang)著寶貴的(de)知(zhi)識(shi)源泉。企(qi)業(ye)的(de)多項業(ye)務(wu)，都與(yu)(yu)檔(dang)案業(ye)務(wu)有流程(cheng)和數(shu)據層面(mian)的(de)關(guan)聯。 因此通過數(shu)字檔(dang)案室智能(neng)(neng)密集(ji)架建設(she)，將“精細管理”思想貫(guan)穿全程(cheng)， 改進檔(dang)案管理體系(xi)，實(shi)現與(yu)(yu)相關(guan)信息系(xi)統集(ji)成，才(cai)能(neng)(neng)更好地服務(wu)于(yu)勘測(ce)設(she)計企(qi)業(ye)主營業(ye)務(wu)，發(fa)揮知(zhi)識(shi)的(de)價值(zhi)、智慧(hui)寶庫的(de)功(gong)能(neng)(neng)。
