(四)建設實用(yong)的現(xian)代化資料庫。
如今很多(duo)企業的(de)(de)檔(dang)案資(zi)(zi)料(liao)利 用網(wang)頁的(de)(de)方式進行儲存，那么企業工作人員就可(ke)以(yi)隨(sui)時檢索(suo)需要 的(de)(de)資(zi)(zi)料(liao)，促進信息資(zi)(zi)料(liao)的(de)(de)有(you)效(xiao)利用。建設一個實用的(de)(de)檔(dang)案庫房管(guan)理現(xian) 代化網(wang)站可(ke)以(yi)獲得很好的(de)(de)經(jing)濟效(xiao)益，進而(er)促進檔(dang)案管(guan)理工作的(de)(de)順(shun)利進行。
另(ling)外企業(ye)工(gong)作人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)可以通過(guo)檔案(an)(an)庫(ku)房登(deng)錄網頁界面(mian)查(cha)詢 當(dang)(dang)前(qian)檔案(an)(an)庫(ku)房中資(zi)料的(de)情況(kuang)，包括(kuo)是否在庫(ku)房中以及何(he)時歸還等; 而檔案(an)(an)庫(ku)房管理人(ren)(ren)(ren)(ren)員(yuan)可以及時查(cha)閱(yue)某種資(zi)料被何(he)人(ren)(ren)(ren)(ren)借(jie)走以及當(dang)(dang)事人(ren)(ren)(ren)(ren)借(jie)閱(yue)記錄等，這樣通過(guo)設置查(cha)看權(quan)限保護個人(ren)(ren)(ren)(ren)隱私等。
企(qi)(qi)業檔(dang)案庫房現代化建(jian)設(she)是要將企(qi)(qi)業員工與企(qi)(qi)業各種資料(liao)(liao)轉化為(wei)電子(zi)文檔(dang)進行(xing)有效(xiao)地管(guan)理與應用,建(jian)立完備的(de)檔(dang)案資料(liao)(liao)數(shu)據庫，這樣有利 于(yu)檔(dang)案管(guan)理工作的(de)順利進行(xing)，并(bing)且相比依(yi)靠紙質(zhi)文檔(dang)保存(cun)資料(liao)(liao)更 有利于(yu)進行(xing)資料(liao)(liao)檢索(suo)，而且節(jie)約時間與資金。
(五)檔案庫房安裝溫濕度等(deng)自動監控設備。
企業(ye)為每個工作人員辦理進入檔(dang)案(an)(an)庫(ku)房(fang)的(de)證件，同(tong)時安裝相應的(de)檢(jian)測設備，這樣只有(you)具(ju)備證件的(de)工作人員才可(ke)以(yi)進入，不但可(ke)以(yi)減輕檔(dang)案(an)(an)庫(ku)房(fang)管理 人員的(de)工作負擔，還可(ke)以(yi)記錄相關人員的(de)進入情況。
在(zai)檔案庫(ku)(ku)房 里安裝攝像頭、溫度傳感器以及濕度傳感器等設備，這樣設備通過 無線(xian)網實(shi)時傳輸到值班室的監控屏幕上，這樣檔案庫(ku)(ku)房管(guan)理人(ren)員 可以隨時監控到庫(ku)(ku)房中的情(qing)況(kuang)。
同時(shi)利用數據(ju)(ju)處(chu)理(li)系統處(chu)理(li)各種 傳(chuan)感器傳(chuan)輸回來的數據(ju)(ju)，并在數據(ju)(ju)處(chu)理(li)程序中設定相關(guan)溫度、濕度 等預(yu)警值，超出預(yu)警值就(jiu)發出信(xin)號提醒(xing)檔案管理(li)人(ren)員，這樣(yang)工作人(ren)員就(jiu)可以隨時(shi)了解(jie)到檔案庫(ku)房中存(cun)在的安全(quan)隱患，使其能及(ji)時(shi)采(cai) 取措施(shi)，從而實現檔案庫(ku)房的自動化(hua)管理(li)。
